Картинка профиля

Эффективное управление временем: 8 советов от руководителей HubSpot

Управление временем – одна из сложнейших частей работы руководителей. Основная сложность заключается в соблюдении баланса между собственной продуктивностью и потребностями команды.

Управление временем – одна из сложнейших частей работы руководителей. Основная сложность заключается в соблюдении баланса между собственной продуктивностью и потребностями команды.

О том, как эффективные руководители управляют своим временем, говорят и делятся советами менеджеры компании HubSpot.

Они систематизируют почту

Почта может быть одним из самых главных пожирателей времени. Но в то же время это один из лучших способов для сотрудников – в том числе для членов вашей команды – обращаться к вам с вопросами и информацией. Как руководителю, вам важно всегда быть в курсе того, что у вас в папке “входящие”, и эффективно все “разгребать”.

Есть много систем работы с почтой, у каждого – своя. Одно совершенно точно – должна быть какая-то система.

“Моя самая большая проблема была связана с почтой”, — отмечает Натали Келли (HubSpot’s VP of Localization Marketing). “Но я упростила себе задачу, создав три папки входящих:
1. требует действия,
2. прочитать позже,
3. сохранить в закладки.

Все письма, которые приходят мне, попадают в одну из трех папок,  и я могу прочитать их тогда, когда у меня есть время”.

Аманда Сибли, (HubSpot’s demand generation manager), предлагает установить специальное время для работы с почтой и попытаться не заглядывать в нее не в установленное время. Особенно это эффективно в те дни, когда необходимо выполнить большой объем работы. “Я стараюсь отводить на это час утром и час вечером”, — уточняет Аманда.

Они блокируют время для завершения важных задач

Руководители часто бывают втянуты в работу по нескольким направлениям одновременно, что приводит к тому, что сложно найти время на работу над собственными проектами, если не “блокировать” свое время и выделить его на это.

Дэбби Фарес (HubSpot’s Director of Marketing) четко выделяет в своем календаре блокированное время, и сотрудники знают, что на эти периоды нельзя ничего планировать, назначать, отвлекать.

Меган Андерсон, (VP of Marketing) делает то же самое. “Я хочу, чтобы моя команда не ощущала дискомфорт при обращении ко мне по любому вопросу. И в итоге любое пустое место в моем календаре заполняется очень быстро. Чтобы иметь время на собственные задачи, я вынуждена “бронировать время” для самой себя”.

Другой метод – физически закрыться от того, что отвлекает. Один из менеджеров компании говорит о том, что всегда открыт для своей команды, поэтому всегда старается быть на своем рабочем месте, однако, когда нужно выполнить важное и срочное дело, он отключает уведомления почты и закрывается в кабинете, пока не выполнит задачу.

Они выцепляют время на работу, когда другие не работают

Для некоторых руководителей лучшее для “блокирования” время – когда другие не работают. Так делает глава депертамента PR и брендинга HubSpot Натаниель Эберл. В конкретные дни он использует раннее утро и вечер на выполнение рабочих задач, возвращается к непрочитанным почтовым письмам, занимается планированием.

“Жаворонок вы или сова, выцепите определенное время на то, чтобы сесть и поработать, пока остальная часть вашего мира спит”, — советует он.

Они переставляют приоритеты в течение дня

Каждый день менеджера отличается чем-то от предыдущего, и именно этим интересна подобная работа. Необходимость переставлять приоритеты, как только появляются новые задачи, — неотъемлемая часть работы. Самые эффективные руководители могут различать то, какие задачи необходимо выполнить срочно, а какие могут подождать, – и как долго они могут ждать.

Джинни Соск (управляет контентной стратегией маркетингового блога HubSpot) очень любит работать по матрице, приведенной ниже (матрица Эйзенхауэра — прим. Academic AG).

“Задачи, на которых я должен быть сфокусирован, находятся в верхней половине: важные задачи и срочные действия. Я стараюсь минимизировать время, которое тратится на задачи с низкой степенью важности и срочности”.

Чтобы не выходить из колеи, она старается в начале рабочего дня распределять задачи из своего “to-do” листа по этим четырем зонам. Когда возникают новые задачи, вместо того, чтобы сразу бросаться с головой к их выполнению, она оценивает то, насколько срочно ей нужно отреагировать.

Эмма Шнайдер (Sales blog HubSpot) отмечает, что необходимо в первую очередь уделять время для общения тем сотрудникам, которые докладывают или отчитываются за что-то. «Я не хочу быть препятствием к выполнению задач для своей команды», — утверждает она. «Я не хочу, чтобы они говорили, что ждали моего одобрения, редакции, ориентиров, поэтому стараюсь срочно решать возникающие задачи подобного характера».

Они находят время для спорта

Если вы не делаете за день ни одного физического упражнения, вы подвергаете риску свое физическое и ментальное здоровье. При потере и того, и другого ваша продуктивность и эффективность в качестве руководителя сведется к нулю.

“Я начинаю день очень рано – около 04:30 – с упражнений”, — говорит Келли. “Это мой совет #1 для тех, кто хочет, чтобы день был продуктивным. В дни, когда я не занимаюсь физическими упражнениями, продуктивность резко падает”.

Другой руководитель компании утверждает то же самое. Он выделяет себе время с 12:00 до 13:00 каждый день, чтобы пробежаться, поплавать и т.д. “Если я не делаю этого, я менее эффективен в течение дня”.

Они проводят встречи, ориентированные на действия

Нет ничего более разочаровывающего, чем непродуктивно проведенная встреча. Мы все можем проводить меньше непродуктивных встреч и тратить больше времени на выполнение рабочих задач. Как руководитель, вы часто сами проводите эти встречи. И в ваших же руках убедиться, что все, что вы говорите, имеет отношение к поставленной цели.

Райан Бонничи (HubSpot’s Director of Marketing for Asia Pacific and Japan) рекомендует составлять конкретный план и повестку дня встречи и высылать всем участникам заранее. “Я не люблю проведение встреч без предварительного предоставления информации о повестке дня, того, что мы будем обсуждать, и т.д. Эта информация позволяет сэкономить много времени всем”.

Келли рекомендует готовиться к встречам, создав простую таблицу в три столбика.

“Когда встреча начинается, запишите в левой графе тему. В середине запишите основные направления дискуссии. В правом столбце запишите пункты действий, которые необходимо выполнить по итогам встречи. Это гарантирует вам то, что ни одна встреча не пройдет без четкого выполнения конкретных действий после нее”. После встречи вы можете выслать эту таблицу всем участникам.

Они практикуют благодарность

Думаете, что это случайное дополнение к списку советов? Оказывается, практика вести некий журнал благодарности повышает продуктивность, согласно целому ряду исследований профессоров Гарварда, Йеля, Стэнфорда, Колумбии.

Вот как это работает: сообщения о том, за что вы благодарны, повышает степень счастья. Счастье повышает продуктивность. Таким образом, практика выражения благодарности является одним из самых недооцененных инструментов для повышения продуктивности.

управление временем

“Верите в это или нет, я реально считаю, что благодарность создает более сбалансированный день”,- уверяет Келли. “Я, например, использую Postagram App для айфона. Я могу делать фото, добавлять к нему заметку с благодарностью конкретному человеку, который получает настоящую открытку”.

Они пользуются инструментами, которые повышают продуктивность

Каждый сотрудник и каждая команда работает в своем стиле, но каждой команде стоит использовать какой-нибудь инструмент проектного планирования. Команда блога HubSpot использует Trello, например. Эта платформа позволяет перетаскивать, окрашивать в разные цвета, управлять задачами to-do листа так, как это не делает ни одно другое приложение.

Среди удобных инструментов планирования и работы в команде — Google Drive, Asana, Wunderlist, Slack.

 

Какими советами по управлению временем и личной эффективностью можете поделиться вы?


Источник: blog.hubspot.com
14.12.2015

No comments, be the first one to comment !

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Login

Войти с помощью: 

Register

Create an Account
Create an Account Back to login/register
X